POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
CLUB HOUSE PROVIDER S.A.S., identificada con NIT 900693512, con domicilio principal en Bogotá , en adelante “CLUB HOUSE PROVIDER”, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, en cumplimiento de la legislación colombiana vigente sobre protección de datos personales.
Para cualquier consulta, solicitud o ejercicio de los derechos relacionados con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse a:
Correo electrónico:administrativo@clubhouseprovider.com
2. OBJETIVO
La presente política establece los lineamientos bajo los cuales CLUB HOUSE PROVIDER recolecta, almacena, utiliza, consulta, actualiza, conserva y, cuando corresponda, elimina o suprime los datos personales de los titulares.
Su objetivo es garantizar el adecuado tratamiento de la información personal y proteger los derechos de los titulares, de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
3. DATOS PERSONALES QUE PUEDEN SER RECOLECTADOS
Dependiendo del servicio prestado y de la relación existente con el titular, CLUB HOUSE PROVIDER podrá recolectar datos personales tales como:
- Nombres y apellidos.
- Número o identificación del apartamento, casa o unidad residencial.
- Correo electrónico.
- Número telefónico, cuando sea necesario.
- Información relacionada con reservas y utilización de las zonas recreativas.
- Fecha y hora de ingreso y salida de las instalaciones.
- Información necesaria para verificar la autorización de acceso a las instalaciones.
CLUB HOUSE PROVIDER procurará recolectar únicamente los datos que sean pertinentes, adecuados y necesarios para las finalidades informadas al titular.
4. RECOLECCIÓN DE DATOS MEDIANTE PLANILLAS DE INGRESO
Para efectos de control y seguridad en el acceso a piscinas, gimnasios, zonas recreativas y demás espacios administrados o atendidos por CLUB HOUSE PROVIDER, podrá utilizarse una planilla de registro de ingreso, física o digital.
En dichas planillas podrán registrarse datos como el nombre del usuario, apartamento o unidad residencial, fecha y hora de ingreso y, cuando resulte necesario, otros datos relacionados con la prestación del servicio.
La información registrada será utilizada exclusivamente para las finalidades relacionadas con el control de acceso, seguridad, administración y prestación adecuada del servicio.
Las planillas deberán ser administradas de manera que se procure evitar el acceso, consulta, modificación, pérdida o divulgación no autorizada de la información allí contenida.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales recolectados por CLUB HOUSE PROVIDER podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
- Controlar y gestionar el ingreso a piscinas, gimnasios y demás zonas recreativas.
- Verificar que los usuarios se encuentren autorizados para utilizar las instalaciones.
- Administrar reservas, cupos y horarios de utilización de las instalaciones.
- Mantener registros relacionados con la utilización de los servicios.
- Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y requerimientos de los usuarios.
- Facilitar la adecuada prestación de los servicios contratados por las administraciones de los conjuntos o unidades residenciales.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y administrativas.
- Implementar medidas de seguridad y control dentro de las instalaciones.
- Realizar comunicaciones relacionadas directamente con los servicios prestados, cuando exista autorización o cuando la comunicación sea necesaria para la ejecución de la relación correspondiente.
- Atender requerimientos de autoridades competentes cuando exista una obligación legal para ello.
CLUB HOUSE PROVIDER no utilizará los datos personales para finalidades diferentes o incompatibles con aquellas para las cuales fueron recolectados, salvo que exista autorización del titular o una obligación legal que permita dicho tratamiento.
6. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
De acuerdo con la legislación colombiana, el tratamiento de datos personales requiere una autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones establecidas legalmente.
Cuando corresponda, la autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos o electrónicos, incluyendo la aceptación de avisos de privacidad, formularios, registros, planillas u otros mecanismos que permitan evidenciar la autorización.
El hecho de que un titular suministre voluntariamente sus datos para acceder a un servicio podrá constituir una forma de autorización cuando el mecanismo utilizado permita informar adecuadamente las finalidades del tratamiento y se cumplan los requisitos establecidos por la legislación aplicable.
7. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
CLUB HOUSE PROVIDER reconoce la especial protección que la legislación colombiana otorga a los datos personales de los niños, niñas y adolescentes.
Cuando sea necesario recolectar información de menores de edad para permitir su ingreso o utilización de las zonas recreativas, se procurará que el tratamiento responda y respete el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.
Cuando corresponda, la autorización será otorgada por quien tenga la representación legal del menor, de conformidad con la legislación vigente.
CLUB HOUSE PROVIDER recolectará únicamente la información estrictamente necesaria para las finalidades relacionadas con la prestación y seguridad del servicio.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares de los datos personales tienen derecho a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, cuando esta sea requerida.
c. Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
d. Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
e. Solicitar la supresión de sus datos personales cuando corresponda.
f. Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual que haga necesario conservarlos.
g. Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
h. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que se han vulnerado las disposiciones legales sobre protección de datos personales.
9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
El titular, sus causahabientes, representantes o personas debidamente autorizadas podrán presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través de:
Correo electrónico: [CORREO DE DATOS PERSONALES]
La solicitud deberá indicar, como mínimo:
- Nombre completo del titular.
- Información de contacto.
- Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
- Documentos que considere pertinentes para sustentar su solicitud.
CLUB HOUSE PROVIDER atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana vigente.
Cuando la solicitud requiera verificar la identidad del titular, CLUB HOUSE PROVIDER podrá solicitar información adicional razonablemente necesaria para realizar dicha verificación.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
CLUB HOUSE PROVIDER adoptará las medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables y necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación no autorizada y demás riesgos asociados al tratamiento de la información.
El acceso a los datos personales estará limitado al personal, contratistas o terceros que necesiten conocerlos para el desarrollo de sus funciones o para la prestación de los servicios correspondientes.
11. CONFIDENCIALIDAD
Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán mantener la confidencialidad de la información, incluso después de terminada su relación laboral, contractual o de prestación de servicios, cuando corresponda.
Los datos personales no serán divulgados a terceros sin autorización del titular, salvo cuando exista una obligación legal, contractual o una circunstancia expresamente permitida por la legislación colombiana.
12. TRANSMISIÓN O TRANSFERENCIA DE DATOS
CLUB HOUSE PROVIDER podrá compartir información personal con terceros cuando ello sea necesario para la adecuada prestación de los servicios, el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales, o cuando exista autorización del titular.
En estos casos, se procurará que los terceros que tengan acceso a la información cumplan las obligaciones de protección y seguridad de los datos personales establecidas por la legislación aplicable.
13. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales o contractuales y establecer, ejercer o defender derechos.
Las planillas físicas o digitales de control de ingreso serán conservadas durante el período que resulte razonablemente necesario para las finalidades de control, seguridad, administración y prestación del servicio, de acuerdo con los procedimientos internos y las obligaciones legales aplicables.
Una vez cumplida la finalidad correspondiente y cuando no exista una obligación legal o contractual que exija conservar la información, se procederá a su eliminación, anonimización o disposición segura, según corresponda.
14. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO
CLUB HOUSE PROVIDER realizará el tratamiento de los datos personales observando, entre otros, los principios de:
- Legalidad.
- Finalidad.
- Libertad.
- Veracidad o calidad.
- Transparencia.
- Acceso y circulación restringida.
- Seguridad.
- Confidencialidad.
15. DATOS SENSIBLES
CLUB HOUSE PROVIDER evitará recolectar datos sensibles que no sean necesarios para la prestación de sus servicios.
Cuando excepcionalmente sea necesario realizar el tratamiento de datos sensibles, se aplicarán las medidas y requisitos establecidos por la legislación colombiana y se solicitará la autorización correspondiente cuando esta sea exigible.
16. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
CLUB HOUSE PROVIDER podrá modificar o actualizar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales cuando resulte necesario para adaptarla a cambios legales, regulatorios, administrativos o a modificaciones en la forma de prestación de sus servicios.
La versión actualizada estará disponible en la página web de CLUB HOUSE PROVIDER.
17. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir del 01/01/2026 y permanecerá vigente mientras CLUB HOUSE PROVIDER realice actividades que impliquen el tratamiento de datos personales.